2026.09.04

改定の告示が出たあと院内で最初に手をつける作業はどれ？

メディカルライブラリー編集部

診療報酬改定の告示が公布された直後、分厚い点数表を前に何から手を付けるべきか判断に困る医事課職員は多いはずです。限られた期間で膨大な情報を処理しようとすると、優先順位を見失いかねません。

告示直後に優先すべきなのは点数表の熟読ではなく、自院の算定実績の棚卸しです。影響度の大きい項目を早期に特定することが、その後の施設基準再確認やマスタ更新の効率化につながります。

本記事では、最初に取り組むべき実績整理の視点や、改定作業を進める適切な手順、対応漏れを防ぐ体制づくりについて解説します。

点数表の読み込みより先に着手する算定実績の棚卸しにおける2つの視点

告示が発出された直後、医事課職員が最初に着手すべき作業は点数表の熟読ではなく自院の算定実績の棚卸しである。新旧の点数を比較する前に、自院が現在どの項目をどれだけ算定しているかを正確に掴まねばならない。対象患者の規模や実施頻度が分からない状態で分厚い通知を読み込んでも、自院に影響する変更点の優先順位が見極められないからだ。

まず着手したい作業は、過去の診療データから算定頻度の高い項目と運用状態を抽出する作業となる。現状のデータを手元に揃えることで、改定によって収益や運用に大きな影響を受ける範囲が明確に見えてくる。膨大な改定情報の中から自院に関係する部分だけを効率よく選別するための土台作りといえる。まずは実績データの収集と運用状況の把握という、2つの視点から整理を開始しよう。

自院における現在の算定実績と診療運用の確認

過去数か月分の診療報酬明細書データを集計し、日常的に算定している処置や指導料の項目を一覧化する。単に回数を集計するにとどまらず、実際の診察室や病棟で誰がどのような手順で記録を残しているかまで確認しておく。診療の現場における記載方法や運用ルールと算定データが一致しているかを事前に紐付ける作業が不可欠だ。運用の実情を把握していれば、要件が変更された際の修正作業が格段にスムーズとなる。不明な運用手順があれば、自施設の基準に照らすと安心できる。

改定による影響度を把握するための対象項目の洗い出し

算定実績の一覧を作成したら、改定によって影響を受ける可能性がある項目を抽出し、優先順位を設定する。算定回数の多い主力の加算や、施設基準の届出が関わる項目を優先的にリストアップするのが基本方針だ。

毎月一定以上の請求件数がある基本的な指導料や処置
施設全体での算定件数が大きく全体の収益に影響する加算項目
医師や看護師の業務手順変更を伴う可能性がある診療項目

こうした影響度の高い項目を先行して絞り込むと、確認漏れのリスクを大幅に減らせる。

適切な順序で進める3つの改定対応作業

棚卸しによって自院の影響項目が明確になった後は、具体的な改定対応の作業へ移行する。ここで重要なのは、作業の順番を間違えないことだ。多くの業務が同時並行で発生するが、無計画に手を付けると手戻りが発生して現場の混乱を招く。

改定対応は3段階の順序で進めるのが最も効率的だ。まず施設基準の要件を満たせるか確認しなければ、マスタの設定内容が決まらない。マスタの設定や運用ルールが確定していない段階で院内に周知しても、各部門の混乱を深めるだけだ。手順を一つずつ踏むことで、限られた準備期間の中でも正確なシステム移行と運用移行を実現できる。各作業の具体的なポイントを順番に解説していく。

届出要件をチェックする施設基準の再確認

自院で現在届出を行っている施設基準について、改定後の継続要件を細かく確認する。職員の配置要件や実績要件に変更がないかを検証し、4月以降も引き続き算定可能かを判定しなければならない。もし新規で施設基準の届出が必要な場合は、添付書類の準備や人員配置の調整を即座に始める必要がある。提出期限に間に合わない場合、一時的に加算が取れなくなるおそれがあるからだ。自院での判断が難しい基準については、上長や担当部署に判断を仰ぐ。

診療報酬改定に合わせた医事マスタの更新

施設基準の確認と並行して、医事コンピューターや電子カルテのシステムマスタ更新作業を進める。ベンダーから提供される改定マスタを取り込み、新設されたコードや名称の変更点をチェックする。自院独自のローカルコードやセット処方を利用している場合は、紐付けの変更漏れがないか入念な検証を行わねばならない。テスト送信を実施して診療書やレセプトへの印字を確認しておくと、改定当日の請求トラブルを回避できる。

各部門への円滑な伝達を行う院内周知

システムと運用の準備が整った段階で、医師や看護師、コメディカルなどの各部門へ変更点を伝達する。診療録への記載方法変更や伝票の書き方など、現場の運用に直結する変更点を分かりやすく提示するのがポイントである。文字ばかりの通知文を配るだけでは読まれないため、変更前後の対比表やカルテ入力画面のキャプチャを用いた資料を作成しておくとよい。部門ごとの説明会を開き質問を受ける場を作れば、誤解による記載漏れを未然に防げる。

対応漏れを防ぐための担当分担と進捗管理

診療報酬改定の対応業務は多岐にわたり、医事課内だけに閉じない作業も数多く存在する。そのため、作業の手順を決めるのと同時に、誰がどの業務をいつまでに完了させるかという体制づくりが欠かせない。役割や進捗状況があやふやなまま作業を進めると、重要タスクの放置や二重作業といったトラブルが発生する。

担当者を決める際は、個人のスキルや普段の担当領域に合わせた適切な振り分けを行う。あわせて、課全体のタスクが一目で分かる仕組みを作り、全員で進捗を共有できる環境を整えねばならない。一部の職員に負担が集中するのを防ぎつつ、改定当日まで計画的に作業を消化していく体制を構築しよう。組織として確実に改定を乗り切るための担当設定と進捗管理の手法を説明する。

役割に応じた実務担当者の設定と責任範囲の明確化

改定対応のタスクを細分化し、それぞれの作業に対する主担当者と副担当者を割り当てる。施設基準の届出担当、マスタ更新担当、院内研修担当など、専門ごとに責任者を立てると業務の責任領域がはっきりする。

医事マスタの修正とテスト運用を担当するシステム係
届出書類の作成と提出期限の管理を行う施設基準係
各部門からの質問対応とマニュアル作成を担当する周知係

このように担当ごとの役割を明確にしておけば、判断に迷った際の相談窓口が明確になり業務の停滞を防げる。

タスクの進捗状況を管理する共有体制の構築

洗い出したすべてのタスクと締め切りを一覧化し、全員が閲覧できる進捗管理表を作成する。週に一度は短時間の進捗確認ミーティングを開き、予定通りに進んでいない作業や課題を共有するとよい。遅れが生じているタスクがあれば早期にフォローへ入ることで、特定担当者の抱え込みによる遅延を防げる。全体像を常に可視化しておく体制の構築が、改定業務を無事に乗り切る鍵となる。